Workations richtig planen
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Wer träumt nicht davon, den Urlaub zu verlängern und Arbeit mit Vergnügen zu verbinden? Eine „Workation“ macht das möglich. Der Artikel erläutert die zunehmende Bedeutung dieses Themas und erklärt, welche rechtlichen und praktischen Rahmenbedingungen im Vorfeld unbedingt geklärt werden müssen.
Text: Steffi Hochgraef / BDAE Gruppe
Was bietet eine Workation?
In der globalen Arbeitswelt hat das klassische Nine-to-Five-Modell ausgedient. An seine Stelle treten flexible Arbeitszeiten und asynchrones Arbeiten über Grenzen und Zeitzonen hinweg. Zusammengefasst wird diese Mobilität auch unter dem Begriff „Remote Work“. Personen, die selbständig remote arbeiten, werden als digitale Nomadinnen und Nomaden bezeichnet. Diese benötigen lediglich ihren Laptop und eine Internetverbindung, um im Ausland leben oder mit dem Van die Welt bereisen und von dort aus arbeiten zu können. Um ihre finanzielle und rechtliche Absicherung müssen sie sich selbst kümmern. Anders verhält es sich bei einer Workation, die für Arbeitnehmende deutliche Vorteile bietet: Die Tätigkeit findet im Rahmen der Anstellung statt und alle rechtlichen Aspekte werden von Unternehmensseite aus geregelt.
Gründe für eine Workation
Mit Blick auf die Entwicklungen der sich verändernden Präferenzen von Menschen und besonders der Gen Z, also der Generation, die zwischen den Jahren 1995 und 2010 geboren sind, ist es nötig, die Arbeitswelt aus dieser Perspektive zu beleuchten. Der Wunsch nach einer Balance zwischen Arbeit und Freizeit steht zunehmend im Vordergrund. Eine Umfrage des Unternehmens „Remote“ in 2023 unter 10.000 Beschäftigten in den USA und Europa hat gezeigt, dass für rund 73 Prozent der befragten Personen flexible Arbeitsmodelle und Zusatzangebote zu den wichtigsten Benefits im Unternehmen gehören.
Einer Studie des Sprach-Anbieters Babbel zufolge würden 76 Prozent der erwerbstätigen Deutschen eine Workation in Anspruch nehmen, wenn sie die Möglichkeit dazu bekämen. Hauptgrund ist die Stärkung der eigenen Work-Life-Balance, gefolgt von dem längeren Genießen des Wetters sowie der Möglichkeit, die eigenen Sprachkenntnisse zu erweitern.
Eine Workation bietet eine Abwechslung zum Alltag und einen Tapetenwechsel. Auch für Familien ist es eine gute Möglichkeit, um in den Sommerferien länger an einem anderen Ort sein zu können.
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Das A & O: Eine gute Vorbereitung
Das Ganze hat jedoch einen kleinen Haken, denn es gibt (noch) keinen rechtlichen Anspruch auf eine Workation für Arbeitnehmende. Das bedeutet, man kann den Wunsch nach dieser Form des Arbeitens äußern, die Entscheidung liegt aber beim Arbeitgeber. Da die Nachfrage nach dieser Form des Arbeitens stetig wächst und es zunehmend mehr Klarheit über die rechtlichen Rahmenbedingungen zum Thema gibt, möchten immer mehr Unternehmen Workation anbieten.
Wichtig bei einer Workation ist, dass es sich um einen vorübergehenden und kurzfristigen Aufenthalt außerhalb des Büros oder Homeoffice handelt. Daher ist für die Unternehmensseite essenziell, klare Richtlinien festzulegen. Auch wo eine Workation möglich ist, muss geklärt werden. Ist es auf den europäischen Raum begrenzt, sind die bürokratischen Hürden kleiner, als wenn eine Workation auch außerhalb der EU stattfinden kann.
Warum bietet sich Europa an?
Möchte man eine Workation in Europa machen, ist in der Regel keine Arbeitserlaubnis oder ein Visum nötig. Auch die soziale Absicherung kann relativ einfach von Arbeitgeberseite aus gewährleistet werden. Europäischen Staatsbürgerinnen und Staatsbürgern ist es nämlich erlaubt, sich in der EU, dem Europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz frei ohne Visum aufzuhalten und auch mit wenigen Einschränkungen erwerbstätig zu werden. Man spricht hier von der EU-Freizügigkeit. In diesen Ländern gibt es länderübergreifende einheitliche Rechtsgrundlagen und Verordnungen.
Der Hauptgrund für eine Workation ist die Stärkung der eigenen Work-Life-Balance, gefolgt von dem längeren Genießen von schönem Wetter.
Besonderheiten außerhalb Europas
Länder, in denen es diese länderübergreifenden Regelungen nicht gibt, bezeichnet man als Drittstaaten. Hier gelten landesspezifische Regelungen, die von Land zu Land geprüft werden müssen. Somit können erste Hürden schon bei der entsprechenden Aufenthaltsgenehmigung entstehen. Folgen weitere Herausforderungen, etwa die Beantragung eines Arbeitsvisums oder bezüglich der Sozialversicherungsregelungen, kann dies dazu führen, dass für den Arbeitgebenden der bürokratische Aufwand zu hoch ist. Zumal viele Workations nur einige Tage dauern können.
© Foto: Jonathan Leipold
Immer mehr Unternehmen bieten Workation für Mitarbeitende aufgrund der hohen Nachfrage an.
Beliebte und geeignete Länder
In der Vorstellung vieler Menschen ist es toll, wenn man die Workation irgendwo an einem Südseestrand machen könnte. Allerdings ist zu beachten, dass bei einer Workation die reguläre Arbeit verrichtet wird und daher muss der Ort auch eine gewisse Infrastruktur haben, damit das digitale Arbeiten möglich ist. Dazu gehört beispielsweise eine stabile und sichere Internetverbindung. In Europa sind laut einer Umfrage von Holidu im Jahr 2023 die sonnenreichen spanischen Städte Valencia, Barcelona und Madrid sehr beliebt. Und auch die portugiesischen Städte Lissabon und Porto sind begehrte Orte mit Sonnengarantie.
Thailand ist nicht nur zum Auswandern beliebt, auch für eine Workation sind besonders Bangkok und Chiang Mai angesagt und liegen im Ranking auf dem ersten und dritten Platz. Buenos Aires, Argentiniens Hauptstadt, „schummelt“ sich auf den zweiten Platz dazwischen.
Individuelle Reisevorlieben und -pläne führen dazu, dass die Wahl der Orte für eine Workation ganz unterschiedlich ausfallen kann. Und ganz klar muss hier geschaut werden, wo es Arbeitnehmenden erlaubt ist, im Rahmen einer Workation, zu arbeiten. Sollte man mit der Familie unterwegs sein und die Ferienunterkunft ein ruhiges und konzentriertes Arbeiten nicht hergibt, ist es sinnvoll zu schauen, ob es sogenannte Coworking-Spaces in dem Ort gibt.
© Quelle: TUI Workation Index 2023
Der Trend „Coworking-Spaces“
Seit einigen Jahren hat sich eine neue Arbeitsform bei freiberuflich Arbeitenden und Start-Ups entwickelt, die auch im Rahmen einer Workation attraktiv ist – das Coworking. Beim Coworking arbeiten Menschen unabhängig voneinander in einem gemeinsamen Arbeitsraum. Der Hauptgedanke dahinter ist, dass sich Personen aus verschiedenen Branchen einen gemeinsamen Arbeitsbereich teilen und somit die Möglichkeit haben, sich zu vernetzen, auszutauschen oder sogar neue Ideen mitzunehmen, denn an solchen Orten treffen die unterschiedlichsten Menschen aus verschiedenen Branchen aufeinander.
Besonders wichtig ist die Ausstattung der Coworking-Spaces. Macht man eine Workation, gehen damit auch Verpflichtungen einher. Dazu zählt, dass das Arbeiten fernab des Homeoffice oder Büros digital problemlos möglich ist. Anbietende von Coworking-Spaces stellen Nutzenden die erforderliche Infrastruktur zur Verfügung, um dieses produktive Arbeitsumfeld zu schaffen.
© Foto: Britta Boshuis
Dauer einer Workation
Wie viele Tage im Jahr Arbeitnehmende Workation nehmen dürfen, ist eine individuelle Entscheidung des Arbeitgebenden und wichtig zu wissen ist auch: sie muss nicht am Stück genommen werden. Zu beachten ist, wo die Workation gemacht werden darf: in Europa oder weltweit. In Europa ist es weitestgehend unproblematisch. Sollte eine Workation in Drittstaaten möglich sein, wird der Arbeitgebende abschätzen, ob sich der Aufwand lohnt, wenn es nur um wenige Tage geht. Unter einer Woche ist da nicht empfehlenswert.
Es ist immer empfehlenswert einen Zeitraum fest zu definieren, der in bestimmten rechtlichen Bereichen, wie etwa im Steuerrecht, nicht zu Schwierigkeiten führt. Da gilt nämlich die 183-Tage-Regelung. Bei Überschreitung dieses Zeitraums, ist zu klären, ob die Lohnsteuer weiterhin in Deutschland oder im Land, in dem man sich befindet, abgeführt werden muss. Letztlich entscheidet der Arbeitgebende, was er für angemessen erachtet und was er sich bei der Klärung der rechtlichen Voraussetzungen zumuten möchte.
Win-win-Situation schaffen
Die Zunahme von digitalisierten Arbeitsprozessen eröffnet mehr Optionen, mobil zu arbeiten, auch im Ausland. Insbesondere die Pandemie hat gezeigt, wie schnell Unternehmen sich auf das Arbeiten im Homeoffice umgestellt haben. Und nicht nur das: da sich die Erwartungen und Anforderungen an den Arbeitsplatz stetig ändern, ist es gerade bei der Gewinnung von neuen Fachkräften für Unternehmen ein Vorteil, mit dem Trend zu gehen und Workation als Benefit für Mitarbeitende anzubieten.
Es steigert nicht nur die Zufriedenheit von Mitarbeitenden, die das schöne Wetter am Urlaubsort noch länger genießen können, mit einer Workation können beispielsweise auch Eltern die Betreuung ihrer Kinder besser organisieren. Und auch gesundheitlich kann sich eine Workation positiv auswirken. Hat man vielleicht vorher im Urlaub in seine Arbeitsmails geschaut, kann dies während einer Workation gemacht werden, denn es ist dann keine unbezahlte (freiwillige) Arbeit mehr.
Der Aufwand lohnt sich
Nicht nur Arbeitnehmende sehen zunehmend die Vorteile einer Workation, auch Unternehmen erkennen die Vorzüge darin in puncto Mitarbeiterbindung und -gewinnung. Nicht immer ist die Realisierung einfach und rechtssicher durchzuführen. Arbeitgebende können sich jedoch Hilfe von Beratungsgesellschaften einholen, die Unternehmen dabei unterstützen, eine Workation richtig umzusetzen. Es gibt mittlerweile auch sehr viel Literatur zu diesem Thema, in der die wichtigsten Fragen eingehend erläutert werden.